先週号でポカミスについて記事を書いたが、ミスの防止（流出防止）にはチェックリストが良く使われている。一種のダブルチェックだ。
今回はチェックリストの効能を別の切り口で考えて見たい。
私は自分一人でする作業にも自己チェックリストを作っている。
定例セミナーの開催にも自己チェックリストがある。
当日会場に持って行く物リスト。講演テーマの決定、会場の予約、セミナーの告知、参加者への会場案内、参加者へのお礼、議事録の作成など一連のスケジュール。
これらがチェックリストの形になっている。
持ち物リストは前の日にプリントアウトし、鞄につめながら各項目にレ点を付けてゆく方式になっている。
スケジュールリストはwebのスケジュール管理ソフトにTODOとして登録してある。その日にしなければならないTODOアイテムが朝メールで届くようにできる。
こんな仕組みによって「ついうっかり」を防止している。
このチェックリストにはもうひとつ目的がある。
将来この仕事を部下に任せるときに、このチェックリストが業務マニュアルになる。
スケジュールリストは仕事の流れに沿って時系列にTODOアイテムが並んでいる。
各TODOアイテムごとに、誰と相談して決めるか、誰の承認決済を貰うかなどを追加してゆけば立派な業務マニュアルになる。
ホワイトカラーのオフィスワークは非定型要素が多くあり業務マニュアルを作るのが困難だ、という話を良く聞く。そう考えていたら一生かけても業務マニュアルなどできない。
まずは不完全で良いから、チェックリストを作る。それを運用しながら改善する。この運用・改善のプロセスを通してチェックリストに魂を入れる事ができる。
持ち物リストのようなモノは業務マニュアルまで昇華することは少ないかもしれないが、将来業務マニュアルに進化させることを前提にチェックリストを作れば良いのだ。
自己チェックリストができたら、相互ダブルチェックが働く仕掛けを用意する。
例えば業務プロセスが完成し報告書や伝票などを上司のチェック・承認を貰うために提出する時に、自己チェック済みのチェックリストを添えて提出するように義務付ける。
まだ業務に慣れていない部下には上司が部下と一緒にチェックリストを内容をチェックする。こうすることにより上司は部下のその業務に対する理解度、習熟度が把握できる。このプロセスがOJTそのものだ。
こういう習慣をつけることにより「ホウレンソウ」もうまく行くようになる。
必要があれば、このような「報告・連絡・相談」アイテムをチェックリストの中に入れておけば良い。「ホウレンソウ」とは部下から上がってくるのを待つのではなく、部下が「ホウレンソウ」をするように上司が仕向けることだ。
このコラムは、2009年7月13日に配信したメールマガジン【中国生産現場から品質改善・経営革新】第106号に掲載した記事を修正・加筆しました。
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