多くの方がTODOリストを活用されていると思う。
やらねばならないタスクをリストアップし、一つずつ消し込んでいくリストをTODOリストと呼んでいる。手帳に書く、ポストイットに書く、電子デバイスを利用する、など自分の好みに合わせ様々なスタイルがあると思う。
私も、紙やデジタルでTODOリストを使っているが、消し込みを忘れることがよくある。翌日この件処理したかな？となった時は、メールソフトの送信済みフォルダで確認できることが多い。多くの仕事が人とのコミュニケーションで成り立っているためだろう。
先週PCの電池が寿命となり、電池を交換した。
その後遺症で、メールソフトの送信済みの記録がいくつか消えてしまった。２件ほどTODO項目が未処理のように見えて、ずいぶん焦った。
TODOリストの消し込みは重要だと再認識した。
実はTODOリストの消し込みには別の効果もある。
TODOリストの消し込み動作が、小さな達成感となり仕事へのモチベーションとなる。有名人の手帳にあるTODOリストが赤いマーカで塗りつぶすように消し込んであるのを見たことがある。小さくレ点を入れるのではない。目立つ様にわざわざ赤で塗りつぶしてある。多分自分のモチベーションを湧き立たせる
為にそうしておられるのだろう。
もう一つ、TODOリストには「動詞」ではなく「動作」を書くというヒントをいただいたことがある。
「メールマガジンを書く」という作業は、私にとって既に習慣の一部になっているのでTODOリストに書くことはない。しかし例として「メルマガを書く」とTODOリストに書いたとしよう。
多分このTODOリストの着手がなかなか始められず、後回しになるだろう。
まず「メルマガを書く」という塊を動作に分解する。
動作０：メルマガのネタになる思いつきや話をネタ帳に書き留める。
動作１：ネタ帳を見て、今週のコラムのテーマを決める。
動作２：エディタを起動し、メルマガのテンプレートを開く。
動作３：メルマガ原稿をタイプする。
動作４：メルマガ原稿を推敲する。
動作５：配信予約をする。
このくらいに分けておけば、一つのタスク（動作）をクリアする閾値は低くなる。タスクをクリアするたびに、ランナーズハイと同じ様にモチベーションが湧き上がってくるだろう。
「メルマガを書き上げる」という大きな塊の動詞のままでは、こうは行かない。
部下に仕事を与える時も同じだ。
もちろん優秀な部下に、動作に分解して仕事を与えてはいけない。
新人には、仕事を動作に分解してみせて仕事を教える。
中堅には、仕事を動作に分けさせ、仕事が達成する様に動作をチェックする。
中堅以上になれば、仕事を任せ結果でチェックすればよいだろう。
TODOリストの運用も同じだと思う。
既に習慣となっている仕事は結果だけをチェックすればよく、初めての仕事や慣れない仕事は、小さく分解し、小さい単位でチェックをすればよいだろう。
このコラムは、2015年9月28日に配信したメールマガジン【中国生産現場から品質改善・経営革新】第443号に掲載した記事です。
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